Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for johtin.no er enkeltpersonforetaket Mikkel Isak Nilsen Gaup (org.nr. 930 986 054). Spørsmål om personvern, og bruk av rettighetene dine: post@johtin.no.

2. Hvilke opplysninger vi behandler, og hvorfor

Kontoen din

Brukernavn, e-postadresse, passord (lagres kun som bcrypt-hash) og tidspunkt for opprettelse. Vi lagrer også datoen for den nyeste endringen i vilkårene og personvernerklæringen du har fått med deg — da du opprettet kontoen, eller da du trykket «Ok» på varselet om endringer — så varselet ikke vises på nytt. Avvises e-post til adressen din fordi adressen ikke finnes, lagrer vi tidspunktet og stanser varslene om sendingene dine til adressen er i orden. Skriv til post@johtin.no når den er det. Fyller du inn opplysninger som fraktfører (navn, organisasjonsnummer, adresse og telefon), lagres de på kontoen og skrives på fraktbrevene og kollilappene dine, som også mottakeren og sjåføren ser. Grunnlag: avtalen om å bruke tjenesten (personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav b).

Sendinger du registrerer

Navn, adresse, telefon og eventuell e-post for avsender og mottaker, opplysninger om godset, ønsket hentedato, prisestimat og statushendelser. For opplysninger om deg selv er grunnlaget avtalen. For opplysninger om andre — typisk mottakeren — er grunnlaget berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f): din og transportørens interesse i å gjennomføre og dokumentere transporten. Du er ansvarlig for at du har lov til å registrere andres opplysninger, og for at mottakeren kan varsles på e-posten du oppgir. Skriver du ut kollilapper, står mottakerens og avsenderens navn og adresse synlig utenpå godset, men ikke telefon eller e-post. Hva du skriver ut og fester på godset, styrer du selv.

Adresseboken

Avsendere og mottakere du booker med, lagres i adresseboken din (navn, adresse, telefon og e-post), så du slipper å taste dem på nytt. Du redigerer og sletter dem selv under Adressebok.

Sendingsmapper og dokumenter

I en sendingsmappe samler du alt om én forsendelse: stoppesteder, referansenumre, kolli, notater og dokumenter som faktura, pakkliste, konossement og tolldokumenter. Dokumentene kan inneholde personopplysninger om deg og om andre, for eksempel selgeren eller speditøren. De lagres på serveren i Norge i en egen katalog, og vises bare for deg når du er innlogget. Hver versjon beholdes med en kontrollsum (SHA-256), og en ny versjon overskriver aldri den gamle. Per mappe fører vi en tilgangslogg over hvem som lastet opp, åpnet, endret, slettet og eksporterte dokumenter. For hver dokumentversjon lagres også svarene dine på innholdsspørsmålene (ja, nei eller ikke aktuelt, og en eventuell merknad) og hvem som svarte. Tilgangsloggen viser hvilket spørsmål som ble besvart og svaret, aldri merknaden, og en merknad med fødselsnummer avvises. Grunnlag: avtalen, og for opplysninger om andre berettiget interesse i å dokumentere forsendelsen. I denne versjonen deles mappen ikke med noen. Overleveringsteksten du kan kopiere, sender du selv, og den havner bare der du sender den.

Endringslogg per felt

For hver sending og sendingsmappe fører vi en endringslogg per felt: hvert felt som fylles ut, endres eller fjernes, med gammel og ny verdi, hvem som gjorde det (du, sjåføren via sjåførlenken, eller Johtin selv, for eksempel når en betaling registreres), når og hvorfor (for eksempel «Booking» eller «Endret før henting»). Loggen kan ikke endres i ettertid, så den opprinnelige verdien kan alltid finnes igjen. Slik logging er et krav i EUs regler for plattformer for elektronisk fraktinformasjon (eFTI, gjennomføringsforordning (EU) 2025/2243 artikkel 9 nr. 5), som Johtin bygger etter. Loggen kan inneholde personopplysninger om deg og om andre, for eksempel mottakerens navn, adresse og telefon. Mottakerens e-postadresse står i loggen slik den ble skrevet inn, også etter at den er endret på sendingen. En verdi som inneholder et fødselsnummer, lagres aldri: den erstattes med en merknad. Passord, sjåførlenken og betalingsreferansen hos Stripe logges ikke. Du ser loggen nederst på sendingen og i mappen, og den er med når du laster ned dataene dine og i mappens ZIP-fil. Grunnlag: avtalen, og for opplysninger om andre berettiget interesse i å dokumentere forsendelsen (art. 6 nr. 1 bokstav b og f).

Fødselsnummer

Johtin lagrer aldri fødselsnummer eller D-nummer med vilje. Før en PDF eller tekstfil lagres, leter vi etter slike nummer i teksten. Finner vi et, avvises fila, og nummeret skrives verken i databasen eller i noen logg. Står nummeret i filnavnet, lagres fila under et nøytralt navn. Bilder og skannede PDF-er uten tekst kan ikke kontrolleres, og merkes med det. Er tallet noe annet, for eksempel et kontonummer, kan du bekrefte det og laste opp fila likevel. Importerer du privat, gir du fødselsnummeret direkte til tollrepresentanten.

Bilder av lasten

Bilder du eller sjåføren laster opp lagres som dokumentasjon av godsets tilstand, og kan inneholde personopplysninger (for eksempel adresselapper). Bildene får et tilfeldig filnavn og er bare tilgjengelige for den som kjenner adressen.

Sjåførlenken

Deler du en sjåførlenke, ser den som får lenken adresser og telefonnumre på den ene sendingen, og kan oppdatere status og laste opp bilder. Du kan fornye eller fjerne lenken når som helst.

Offentlig sporing

Sporingssiden viser aldri navn, adresser, telefon eller pris — kun poststed, godstype, antall kolli, status og hendelser.

E-post

Vi sender bekreftelseslenke ved registrering, varsel ved booking og statusendringer, og lenke ved glemt passord. Mottakeren av en sending varsles bare hvis avsenderen har oppgitt e-postadressen, og bare ved booking, underveis og levering. Hvert slikt varsel har en lenke nederst for å stoppe e-post fra avsenderen, og på siden lenken åpner, kan mottakeren også stoppe all e-post fra Johtin-brukere. E-posten sendes fra vår egen e-postserver i Norge.

All e-post går gjennom en utsendingslogg. For hver e-post lagrer vi type, tidspunkt, status, hvilken konto og sending den gjelder, svaret fra e-postserveren (uten adresser) og en kode laget av mottakerens adresse med en hemmelig nøkkel — ikke selve adressen. Loggen brukes til å holde antall e-poster under faste grenser — totalt, per konto og per mottaker — så Johtin ikke kan brukes til masseutsending. Når en grense er nådd, sendes ikke e-posten, heller ikke senere. Adressen og innholdet ligger i loggen bare til e-posten er sendt eller stoppet, bortsett fra e-post til en mottaker som holdes tilbake: da slettes de etter 7 døgn. Vi bruker verken sporingspiksler eller klikksporing. Grunnlag: berettiget interesse i å sikre tjenesten og e-postserveren (art. 6 nr. 1 bokstav f).

Stopper en mottaker e-posten, lagrer vi i en sperreliste den samme koden for adressen (ikke selve adressen), hva stoppen gjelder (én avsender, én forsendelse eller all e-post fra Johtin-brukere), om den kom fra lenken, fra e-postprogrammet eller fra en henvendelse til oss, og tidspunktet. E-post som omfattes og venter på å bli sendt, stoppes med en gang. En stopp for én avsender eller for all e-post står også om avsenderen sletter kontoen sin. Grunnlag: berettiget interesse i å respektere valget (art. 6 nr. 1 bokstav f).

Varsler om sendingsmapper

Har du sendingsmapper, sender Johtin deg som standard én e-post om morgenen (mellom kl. 07 og 12) de dagene noe er nytt: lagerleie som starter eller løper, en forventet ankomst som er passert, eller — én gang i uken — at Johtin mangler datoen godset ble henteklart. Du velger selv «Daglig», «Ved hver hendelse» eller «Av» under Konto, og hver mappe kan ha sitt eget valg. En avsluttet mappe gir ingen varsler. Vi lagrer valget ditt, én linje per dag om morgenvarselet ble sendt, ikke sendt eller hoppet over (med antall linjer), og en kort nøkkel per beskjed du har fått, så en beskjed du allerede har fått, ikke alene gir en ny e-post. Beskjeder som fortsatt gjelder, står med igjen når noe annet er nytt. E-posten går bare til deg, gjennom den samme utsendingsloggen og under de samme grensene som annen e-post. Grunnlag: avtalen (art. 6 nr. 1 bokstav b).

Varsler i appen

Når sjåføren endrer status på en av sendingene dine, og når det er noe nytt i sendingsmappene dine (det samme som står i morgenvarselet), lager Johtin også et varsel du ser under bjella øverst på siden. Vi lagrer teksten, lenken til sendingen eller mappen, når varselet ble laget og når du markerte det som lest. Varslene vises bare for deg, også når e-posten ikke ble sendt. «Av» for en mappe gir heller ingen varsler i appen for den. Grunnlag: avtalen (art. 6 nr. 1 bokstav b).

Betaling

Betaling skjer hos Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland). Kortopplysninger går aldri via Johtin. Vi lagrer Stripes kunde-ID, betalings- og abonnementsstatus og en referanse til betalingen. For behandlingen hos Stripe gjelder Stripes egen personvernerklæring.

Misbruksvern

Ved registrering, innlogging og glemt passord lagrer vi et IP-prefiks (de tre første delene av en IPv4-adresse, eller de fire første gruppene av en IPv6-adresse — ikke hele adressen) og en kort hash av brukernavn eller e-post i 7 døgn, for å stoppe automatiserte angrep. Vi fører ikke tilgangslogg med IP-adresser for johtin.no. Grunnlag: berettiget interesse i å sikre tjenesten.

3. Hvem vi deler opplysninger med

• Gigahost AS (Norge) — leier ut serverne tjenesten, databasen og de nattlige sikkerhetskopiene ligger på. Databehandler; lagring i Norge.
• Hetzner Online GmbH (Tyskland) — lagrer en kryptert kopi av de nattlige sikkerhetskopiene i Helsinki, Finland (EØS). Kopien krypteres før den sendes, og Hetzner har ikke nøkkelen. Databehandler.
• Stripe (Irland) — betaling. Stripe kan overføre opplysninger til USA under sine egne garantier (EUs standard personvernbestemmelser).
• Transportøren og sjåføren du selv velger å dele sendingen med.
• Sendingsmapper deles ikke med noen. Det du selv kopierer ut av en mappe eller laster ned, bestemmer du over.

Vi selger aldri opplysninger, og bruker verken analyseverktøy eller annonsenettverk.

4. Lagringstid

• Konto, sendinger, hendelser, bilder, adressebok og sendingsmapper med dokumenter og tilgangslogg: til du sletter dem. Kontoen sletter du selv under Konto, og en mappe under mappens innstillinger. Da slettes også filene.
• Sletter du én dokumentversjon, fjernes fila. Tilgangsloggen beholder en linje om at den ble slettet, med type, versjon og starten av kontrollsummen, så lenge mappen finnes.
• Endringsloggen per felt: høyst 5 år etter at sendingen er levert eller kansellert, eller mappen er avsluttet. Sletter du mappen eller kontoen før det, slettes loggen med den (da slettes også sendingene).
• Ubekreftede kontoer: slettes etter 7 døgn.
• Innloggingsøkter: 30 dager. Bekreftelseslenker: 24 timer. Lenker for nytt passord: 60 minutter.
• Misbruksvern (IP-prefiks og hash): 7 døgn.
• Utsendingsloggen for e-post: 30 døgn, også etter at kontoen er slettet (da uten kobling til kontoen). Innholdet i en e-post til en mottaker som ble holdt tilbake: 7 døgn.
• Varsler om sendingsmapper: valget ditt til du endrer det eller sletter kontoen. Linjen om hver dags morgenvarsel: 90 døgn. Nøklene for beskjeder du har fått: 60 døgn for beskjeder om en bestemt dag eller uke, ellers til mappen avsluttes eller slettes. Beskjeder som venter på å bli sendt: 14 døgn, eller straks når mappen avsluttes; sendte: 30 døgn.
• Varsler i appen: 90 døgn, lest eller ulest.
• Sperrelisten for e-post (koden for adressen og hva stoppen gjelder): uten tidsgrense, så valget gjelder så lenge Johtin sender e-post. En stopp for én forsendelse slettes sammen med forsendelsen. Vil du oppheve en sperre, skriv til post@johtin.no.
• Sikkerhetskopier: 14 dager på våre servere i Norge, og opptil omtrent sju måneder i den krypterte kopien hos Hetzner. Det du sletter, forsvinner fra sikkerhetskopiene når de blir eldre enn dette.
• Opplysninger om betalinger: 5 år etter bokføringsloven — hos Stripe og i regnskapet, ikke i Johtin etter at kontoen er slettet.

5. Informasjonskapsler

Johtin setter høyst to informasjonskapsler: johtin_okt, som holder deg innlogget (nødvendig, 30 dager, HttpOnly, Secure), og tema hvis du slår på mørk modus (inneholder bare valget, ett år; lys modus er standard og setter ingen). Ingen sporing, ingen tredjeparter. Stripe setter egne informasjonskapsler på sine sider når du betaler.

6. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandling basert på berettiget interesse. Innsyn, eksport (JSON) og sletting gjør du selv under Konto. Hver sendingsmappe kan du i tillegg laste ned som ZIP med alle filene. Er du mottaker av en sending, stopper du varslene selv med lenken nederst i e-posten. Alt annet — eller hvis du ikke har konto, for eksempel som mottaker — tar du opp på post@johtin.no. Vi svarer innen 30 dager. Du kan også klage til Datatilsynet.

7. Sikkerhet

All trafikk går over TLS. Passord og engangslenker lagres bare som hash. Lenken for å bekrefte e-posten eller velge nytt passord lages først i det e-posten sendes, og ligger aldri i klartekst i utsendingsloggen. Innlogging, registrering og glemt passord er beskyttet mot automatiserte angrep. Serverne står i Norge, og den krypterte sikkerhetskopien ligger i Finland (EØS); bare behandlingsansvarlig har administrativ tilgang, og Gigahost drifter maskinvaren.

8. Endringer

Vesentlige endringer i denne erklæringen vises når du logger inn neste gang, og under Konto. Vi sender ikke e-post om dem til alle brukerne — Johtin sender ikke masseutsendinger. Gjeldende versjon ligger alltid på denne siden, med datoen for siste endring øverst.